 |
Revis - automatizovaná registratúra
Základom úspechu každej firmy je zvládnutie administratívy.
Galeus Revis je informačný systém pre automatizovanú správu registratúry.
Systém Revis Vám uľahčí:
- plniť povinnosti vyžadované platnou legislatívou,
- získať prehľad o písomnostiach v organizácii.
Systém Revis je vytvorený v súlade so zákonom NR SR č. 395/2002 Z.z., vyhláškou MV SR č. 628/2002
Z.z. a súvisiacimi predpismi. Spĺňa všetky kritériá súčasnej praxe vecného riešenia
automatizovaných systémov pre správu registratúry, čoho dôkazom je jeho kladné posúdenie
(certifikát) zo strany Ministerstva vnútra SR.
Vlastnosti
Systém Revis umožňuje automatizovať evidovanie, manipuláciu a ukladanie registratúrnych záznamov, a tým výrazne uľahčiť plnenie zákonných povinností pri správe registratúry.
Umožňuje získať prehľad o dokumentoch vo firme, vrátane prehľadu o doručenej a odoslanej pošte, stave vybavenia jednotlivých spisov, kontrole plnenia termínov a zodpovednosti pracovníkov za vybavenie.
Eviduje záznamy od ich vzniku až po vyradenie do trvalej archívnej starostlivosti.
Používateľom systému je každý zamestnanec organizácie, ktorý pracuje s dokumentami. Používatelia plnia rôzne úlohy (evidencia pošty, prideľovanie dokumentov na vybavenie, vybavovanie spisov, kontrola stavu vybavenia, uzavretie spisov, ... ).
Tieto úlohy sú závislé od ich pozície v organizačnej štruktúre.
Na základe zaradenia v organizačnej štruktúre a pridelenia právomocí prináležiacich k danej pozícii, môžu byť úlohy pre jednotlivých pracovníkov rozdelené napr. takto:
Pracovník podateľne:
- eviduje došlú poštu a prideľuje ju jednotlivým útvarom,
- eviduje odoslanú poštu.
Vedúci útvaru:
- prideľuje jednotlivé dokumenty referentom na vybavenie,
- kontroluje stav vybavenia, dodržiavanie termínov,
- uzatvára vyriešené spisy.
Referent:
- vybavuje pridelené spisy /dokumenty,
- podľa potreby žiada o vyjadrenie rôzne útvary a externé organizácie.
Systém jednotlivým používateľom umožňuje nielen zaevidovať čo urobili, ale zároveň im aj poskytuje prehľad, čo je nutné urobiť a aký je stav vybavenia.
Funkcionalita
Systém umožňuje:
- viesť evidenciu došlej pošty,
- viesť evidenciu odoslanej pošty,
- viesť evidenciu dokumentov vzniknutých v rámci činnosti firmy (napr. rôzne výkazy),
- zjednodušiť prideľovanie doručenej pošty útvarom, resp. jednotlivým pracovníkom,
- evidovať stav a priebeh vybavenia jednotlivých dokumentov/spisov a kolobeh dokumentov v rámci firmy,
- získať prehľad o aktuálnom stave vybavenia spisu (čo je/nie je vyriešené, kto/čo rieši, kedy bola urobená zmena, dodržiavanie termínov),
- automaticky priraďovať evidenčné čísla jednotlivým dokumentom,
- viesť registratúrny denník a denník spisov,
- evidovať zaradenie jednotlivých dokumentov do spisov,
- automatizovane vyraďovať uzavreté spisy (v rámci predarchívnej starostlivosti),
- viesť evidenciu výpožičiek,
- vyhľadať spisy a jednotlivé dokumenty (v riešení aj uzatvorené) podľa rôznych kritérií,
- tlačiť výkazy vyžadované legislatívou a potrebami organizácie,
- viesť adresár a evidovať organizačnú štruktúru organizáce.
Technické vlastnosti
Systém je postavený na webovských technológiách, čo v praxi znamená, že celá aplikácia je na
serveri. Používatelia na klientských staniciach s aplikáciou pracujú prostredníctvom svojho
www-prehliadača (napr. Internet Explorer), a preto nie je potrebné inštalovať na týchto staniciach
žiadny špecializovaný klientský softvér.
Systém (server) je postavený na OS Linux (Unix). Počíta sa aj s podporou OS MS Windows.
Ďalšie informácie
| |
