Správa registratúry

Aby mohla organizácia dlhodobo spoľahlivo fungovať, musí mať kvalitne zabezpečený systém správy všetkých záznamov.

Používanie výpočtovej techniky sa pre organizácie a firmy dnes stalo bežnou praxou. Nástup výpočtovej techniky a Internetu významne ovplyvnil náš spôsob práce a zväčšil množstvo uchovávaných dát. Rastúci objem dokumentov vytvorených v rámci činnosti organizácie sa však stáva neprehľadným a stále intenzívnejšie sa vynára otázka ako toto množstvo informácií dostať pod kontrolu.

Pokúsime sa Vám aspoň v krátkosti poukázať na niektoré úskalia, s ktorými sa stretávate pri vedení registratúry a odporučiť Vám vhodné riešenia.

Zákon NR SR č. 395/2002 Z. z.
Vo väčšine firiem a organizácií sa doposiaľ evidencia dokumentov obmedzovala iba na došlú a odoslanú poštu. Z nej ste sa dozvedeli len vstupné informácie (kto, komu, kedy, a čo poslal) a potom už dokument postupoval vlastnou cestou a ďalšia kontrola stavu vybavenia bola veľmi obmedzená. V dnešnej dobe sú však takéto informácie nedostačujúce. A to nielen kvôli povinnosti vedenia správy registratúry, ktorá vyplýva zo Zákona NR SR č.395/2002 Z. z., ale i kvôli potrebe rýchlo sa orientovať v neustále vzrastajúcom množstve informácií, ktoré so sebou prináša vedenie agendy akéhokoľvek druhu. Zvládnutie administratívy patrí k základom úspechu každej firmy. Aby mohla organizácia dlhodobo spoľahlivo fungovať, musí mať kvalitne zabezpečený systém správy všetkých záznamov.

Ste v obraze?
Optimálnym riešením ako byť stále "v obraze" je nasadenie systému, ktorý by umožňoval priebežne sledovať stav vybavenia tej-ktorej objednávky, žiadosti či reklamácie, bez zdĺhavého vytelefonovávania a obchádzania kancelárií. Vedúci pracovníci by získali absolútnu kontrolu nad plnením úloh zverených im podriadeným pracovníkom, pričom by mali možnosť operatívne zasiahnuť do ich riešenia. Prostredníctvom systému by mohli prideľovať úlohy, kontrolovať plnenie termínov i odsúhlasiť vyriešenie úloh a uzatvorenie spisov. Proces kontroly a riadenia činnosti organizácie by týmto krokom postúpil o niekoľko úrovní vyššie.

Aj Vám sa stáva, že si poviete "To má ešte čas." a zrazu je neskoro ?
Sledovanie plnenia termínov je len málo obľúbenou činnosťou, často krát nezvládnutou. Napriek tomu je z hľadiska vzťahu k partnerom a klientom veľmi dôležitou. Penále, pokuty, upomienky - nemusia byť nevyhnutne súčasťou Vašej agendy. Pomocnú ruku by Vám v tomto prípade poskytla automatizácia kontroly všetkých termínov, ktorá by Vás včas upozornila na blížiaci sa termín.

Niečo Vám uniklo?
Správa registratúry je veľmi náročnou a zodpovednou činnosťou. Najdôležitejšia je presná evidencia každého dokumentu, či už prijatého alebo vytvoreného priamo v organizácii (napr. došlá / odoslaná pošta), od samého začiatku . Zatriedenie, presúvanie a vyradenie dokumentu, všetko je robené presne podľa registratúrneho plánu. Dnes už nie je problém všetky tieto procesy zautomatizovať. Automaticky generovať čísla dokumentov, automaticky ich zaraďovať do spisov, presúvať i vyraďovať v rámci predarchívnej starostlivosti. Rovnako nie je problém viesť si podrobnú evidenciu výpožičiek, adresár alebo evidovať organizačnú štruktúru organizácie/firmy.

Kto môže kam
Každý zamestnanec organizácie má podľa svojej pozície v organizačnej štruktúre určité práva a povinnosti (kompetencie). Riešenie jednotlivých úloh je prideľované rôznym pracovníkom na rôznych úrovniach a podľa toho by mal byť riešený ich prístup k nim a funkcionalita.

Kde to je ?!
Často krát sa stáva, že potrebujete niečo veľmi rýchlo vyhľadať, zoradiť spisy podľa určitých kritérií aby ste získali lepší prehľad, alebo vytriediť z veľkého množstva dokumentov len určitú časť a s tou ďalej pracovať. Zdanlivo nenáročná úloha - môže však priniesť mnohé úskalia v prípade, že nedisponujete vhodným nástrojom. V opačnom prípade Vám uľahčí život a zefektívni Vašu prácu.

Výkazy - nutné zlo, alebo maličkosť?
Nie práve príjemnou časťou vedenia agendy je príprava a tlač výkazov predpísaných či už zákonom alebo vnútorne stanovenými predpismi organizácie. Táto nie príliš kreatívna a stereotypná práca môže zabrať veľa času a spôsobiť nemalé problémy. Dobrý systém správy registratúry dokáže zvládnuť i túto časť agendy a skrátiť čas potrebný na prípravu a tlač výkazov na minimum.

Spoločnosť Galeus vyvinula, v snahe poskytnúť svojim klientom ucelené riešenie evidencie, tvorby a obehu dokumentov, systém REVIS.